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１９９８年，宣武区委、区政府为了适应牛街改造的需要，同时为了更好地履行政府职能决定新建综合办公大楼。届时，区委、区政府、区人大、区政协、区纪检委及其所属有关部门约三十余个单位将在新楼集中办公。按照机构改革、精简高效的要求，宣武区政府决定借此机会建立文件中心。国家档案局、北京市档案局对此十分重视，成立了专门的课题组。下面，笔者对宣武区文件中心的建立谈一点个人的初步想法。
一、"宣武区文件中心"名称的确定
宣武区拟建的新机构将取代现有的十余个档案室，集中保管这些机关产生和形成的档案。有人认为这一机构应当称为"联合档案室"，而不宜叫"文件中心"。由此引出在我国能否建立文件中心的问题，这正是近年来档案界探讨的理论热点之一。我认为争论的焦点最终表现在对"文件"与"档案"概念的不同理解上。认为我国不宜建立文件中心者，从狭义的文件观出发，把文件与其现行阶段相对应，把档案与半现行和非现行阶段相对应，认为文件转化为档案的依据和标志是"归档"，即文件从业务部门或文书处理部门移交到档案室，把文件和档案看作是两个截然不同的事物，从而得出我国不存在成立文件中心的理论基础的结论。认为在我国建立文件中心不乏理论依据者，从广义的文件观出发，把文件与其运动全过程的所有阶段相对应，包括现行阶段、半现行阶段和非现行阶段，认为档案是文件的一部分，它与现行、半现行文件是"同一事物在不同运动阶段上价值形态的体现"①，因此主张不能简单地把"归档"视为文件转化为档案的本质因素，而应把价值形态的转化作为文件向档案转化的标志。宣武区文件中心的建立正是基于这种广义的文件观，认为文件是指从文件形成到最终归宿这一完整运动过程的所有阶段，而不是其中的某一个特定阶段。
另外，从工作的实际出发，我们认为称为"文件中心"较"联合档案室"有两个优点：一是联合档案室通常隶属于某一机关，是该机关的内部组织机构，人员、用房由该单位解决，经费由几家分担，在业务上接受档案行政管理部门的监督和指导；文件中心则不同，它独立于机关之外全面接受档案行政管理部门的领导和监督。具体在机构设置时可作为档案馆的一个职能科室，对外挂文件中心的牌子，履行文件中心的职能，从而减少了机关的行政编制，适应了机构改革的需要。二是"文件中心"作为国外尤其是西方国家较为普及的一种文件保管机构，以经济、高效著称。它对文件集约化、社会化、规模化的管理，大大提高了对人、财、物的有效使用，摆脱了"档案室"给人们带来的根深蒂固的印象。因此，"文件中心"对于决策者从思想上较"联合档案室"更易接受。
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